Spätestens seit „Fridays-for-Future“ und den Schülerstreiks ist Klimawandel, 
Nachhaltigkeit und Klimaschutz in aller Munde. Umweltbewusste Unternehmensführung wird immer wichtiger, zunehmend auch als signifikanter Wirtschaftsfaktor bei steigenden Energiepreisen. Jeglicher Verbrauch von Ressourcen und Energie führt zu Ausstoß von Treibhausgasen und damit zur Erderwärmung. Es ist Zeit zum Umdenken.
Im Rahmen der Nachhaltigkeits-Strategie unseres Unternehmens widmen wir uns heute dem Thema: „Mehr Nachhaltigkeit in der Verwaltung durch Prozessdigitalisierung“. Was zunächst komplex klingt, ist in Wirklichkeit der weitestgehende Verzicht auf Papier in der Buchhaltung, Abrechnung und Lohnbuchhaltung. Denn die Herstellung von Papier belastet die Umwelt: es werden große Mengen an Energie, Holz und Wasser benötigt. Zudem kann die Papierherstellung durch Chemikalien Gewässer verschmutzen, sie führt zu weltweiter Abholzung und dem Aussterben bedrohter Arten. Laut Studien werden pro Jahr und Kopf ca. 100kg Papier verbraucht.[1] Eine Lösung für dieses Umweltproblem ist der Einsatz von Recyclingpapier, was die Umweltbelastung schon deutlich verringert. Noch wirksamer allerdings ist der komplette Verzicht auf Papier in der alltäglichen Verwaltung.
Um die papierlose Abrechnung und Buchhaltung in unserem Unternehmen umzusetzen, haben wir umfängliche Maßnahmen entwickelt:
1. Umstellung auf digitalen Rechnungsverkehr. Hier denken wir um und durchbrechen das bisherige Verhaltensmuster: Ausdrucken, abheften, einordnen. Dabei wird nicht nur die Umwelt geschont, sondern die Umstellung bedeutet sowohl für den Versender als auch Empfänger eine Verringerung des Arbeitsaufwands und somit eine Kostensenkung. Eingangsrechnungen werden direkt gescannt und digitalisiert, ausgehende Rechnungen datenschutzkonform digital versendet.
2. Papierlose Buchhaltung & Lohnbuchhaltung. Sämtliche Buchhaltungs-Abläufe werden nur noch digital verwaltet und gespeichert. Auch 
hier hilft der Verzicht auf Papier signifikant Kosten einzusparen und Arbeitsabläufe zu beschleunigen. [2] Die Finanzbuchhaltung erfolgt jetzt auch komplett digitalem Weg: Belege und Rechnungseingänge werden elektronisch an den Steuerberater versendet, Bankbewegungen werden direkt (digital) von der Bank versendet.
Ein kleiner, aber sehr wirksamer Schritt in Richtung Nachhaltigkeit und Umweltschutz im Unternehmen. Wir hoffen, weitere Firmen mit unserem Beispiel zu überzeugen, gerne geben wir auch hilfreiche Tipps zur praktischen Umsetzung.
[1] Verband deutscher Papierfabriken e. V. (VDP): „Papierverbrauch“, URL: https://www.papierfakten.de/papierfakten/papier-und-papierverbrauch.
[2] Weitere Informationen zur digitalen Buchhaltung und deren Umsetzung finden Sie hier: „Handbuch Digitalisierung. Abteilung Buchhaltung“, hgg. von trendreport, URL: https://handbuch-digitalisierung.de/abteilung-buchhaltung/.
